دليل استخدام البرنامج

pic5

قائمة المشتريات

pic5
تعريف مورد
تتم عمليات الشراء بالبرنامج على حساب مورد معين فلابد قبل ان نقوم بتسجيل فواتير الشراء بالبرنامج ان نقوم اولاً بتعريف الموردين ويتم ذلك بفتح قائمة المشتريات ونختر منها " تعريف مورد " أو بالضغط على اداة " الموردين" من شريط الادوات الرئيسية كما بالشكل التالى :
pic5
ستظهر لنا شاشة تعريف الموردين وتستخدم فى تعريف الموردين المسئولين عن توريد الاصناف حيث يمكنك تسجيل البيانات الخاصة بهم سواء ان كانوا افراد أو شركات وتسجيل بيانات جهات الاتصال من مندوبين او موزعين التابعين لهذه الشركة أو الفرد مع ادخال رقم السجل التجارى والرقم الضريبي ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة . وفى الجزء السفلى يتم تحديد الاصناف التى يقوم هؤلاء الموردين بتوريدها بشكل تلقائى عند عمل فواتير الشراء فلا داعى لان نقوم بتحديدها عند تعريف المورد ، وبعد الانتهاء من تعريف المورد نضغط على زر حفظ .

pic5
مجموعة الموردين
يمكنك تقسيم الموردين الى مجموعات ايضاً مثل العملاء حيث يفيد تقسيم الموردين الى مجموعات لتسهيل عملية الحصول على معلومات وتقارير خاصة بمجموعة موردين معينة . فيمكنكم تقسيمهم على حسب الاصناف التى يقوموا بتوريدها . أو على حسب حجم التعاملات الى A,B,C وهكذا ...

pic5

أمر شراء اصناف
أمر الشراء فى برنامج الافضل هو بمثابة أمر توريد حيث يمكنك اختيار مجموعة الاصناف الى امر الشراء وارسالها الى الشركات الموردة لتوريد هذه الاصناف . ويمكنك تحديد قيمة الشراء بدون ضريبة وسعرها بعد الضريبة ثم قم بضغط زر "حفظ" ويمكنك اضافة امر شراء جديد بالضغط على زر "جديد" ويمكنك ايضاً حذف أمر الشراء بالضغط على زر "حذف" .

pic5

فاتورة شراء أصناف
بعد تنفيذ اذن الاستلام للبضاعة الموردة لابد وأن تتبعها عميلة الشراء ولتسجيل فاتورة المشتريات نقوم بفتح قائمة المشتريات ونختر منها فاتورة شراء اصناف . أو بالضغط مباشرة على اداة " فاتورة شراء " الموجودة بشريط الادوات الرئيسى . pic5

- ستظهر لك شاشة فاتورة الشراء . نلاحظ قائمة تحتوى على كود اذن الاستلام نقوم باختيار اذن الاستلام المراد عمل فاتورة شراء له نلاحظ ظهور شاشة تحتوى على بيانات كميات الاصناف الموجودة بإذن الاستلام بالاضافة لسعر شراء الوحدة لكل صنف واجمالى سعر الشراء كما هو موضح بالشكل التالى :

pic5

pic5

ثم نقوم باختيار الاصناف من اذن الاستلام بالضغط على مربع الاختيار " اختيار " او اختيار الكل بتنشيط مربع الاختيار " اختيار الكل " فى الجزء السفلى ، وبعد اضافة اذن الاستلام قم باختيار المورد الذى قام بتوريد هذه البضاعة وذلك عن طريق كود المورد او بالاسم .

pic5

- ثم نقوم بتحديد تاريخ شراء هذه البضاعة. وإذا قام المورد بعمل خصم على اجمالى الفاتورة فيمكنك اضافة هذا الخصم اما بالنسبة مثلاً " 10 % " أو نقدى " 150 " جنيه وهكذا ... ، وفى الجانب الايسر من الجزء الخاص بحسابات الفاتورة يتم حساب " سعر الفاتورة قبل الخصم وبدون ضريبة " وتحديد " سعر الفاتورة بعد الخصم وبدون ضريبة " وتحديد " سعر الفاتورة بعد الخصم وبعد الضريبة " .

بالاضافة الى امكانية اضافة مصاريف الشراء الاخرى المتعلقة بعملية الشراء فى مربع " مصاريف شراء اخرى " وبعد ذلك يظهر اجمالى الفاتورة النهائى فى مربع " اجمالى الفاتورة " . وفى الجزء الايمن يجب عليك اختيار مركز التكلفة المتعلقة به عملية الشراء وخزينة الصرف. ولحفظ الفاتورة نضغط على زر " حفظ " وستظهر لنا شاشة طرق الدفع قم بكتابة القيمة المراد دفعها فى مربع النص المقابل ثم قم بالضغط على زر " نقدى " فى حالة الدفع النقدى أو على زر " الفيزا " أو على زر " آجل " فى حالة الدفع اجل مع العلم انه يمكن توزيع المبلغ على جزيئن نقدى واجل فى نفس الوقت كما بالشكل التالى :

pic5

فبهذه الطريقة سيتم صرف مبلغ 1586.13 آجل على حساب المورد 1586.13 على حساب المورد وبالتالى يكون حساب المورد بعد تنفيذ هذه العملية دائن بقيمة 1586.13 جنيه.

ملاحظة :
عند استدعاء المورد فى فاتورة الشراء سيظهر رصيد حساب المورد فى اعلى فاتورة الشراء بهذا الشكل :

pic5

مرتجع شراء أصناف
إذا كنت ترغب فى عمل مرتجع لاصناف من فاتورة مشتريات فيمكنك فى برنامج الأفضل استخدام ما يعرف باسم "مرتجع فاتورة الشراء " والموجودة بقائمة مشتريات.وسنجد أن شاشة مرتجع مشتريات منقسمة الى جزئين " الجزء العلوى خاص بفاتورة الشراء والجزء السفلى خاص بمرتجع الفاتورة .

pic5

pic5

فأولاً قم بكتابة كود فاتورة الشراء فى مربع كود فاتورة الشراء فى اعلى الشاشة فيقوم البرنامج بانزال بيانات الفاتورة فى الجزء الخاص بفاتورة الشراء. ثم حدد الصنف المراد عمل مرتجع له عن طريق الضغط عليه مرتين بالزر الايسر للفأرة .فسيتم نسخه مباشرة فى الجزء الخاص بفاتورة المرتجع . قم بتحديد الكمية المرتجعة واضغط على زر حفظ.ويمكنك ايضاً كتابة ملاحظات على فاتورة المرتجع .

pic5

بعد ذلك قم بالضغط فى الجزء المشار اليه بالشكل التالى ضغطة مزدوجة بزر الماوس الايسر . pic5

قم بادخال الكمية المرتجعة من الصنف او الاصناف المراد عمل مرتجع شراء عليها فى الجزء المشار اليه بالشكل السابق ثم اضغط على زر حفظ لاتمام عملية تسجيل المرتجع فتظهر لنا شاشة طرق الدفع ونلاحظ ان يتم التعامل فقط مع الاختيار " اجل " حيث يتم ترحيل قيمة المرتجع كحركة مدينة فى كشف حساب المورد حتى يتم عرض اجمالى حساب المورد بعد المرتجع سواء ان كان دائن او مدين وبعد ذلك يتم عمل صرف نقدية بباقى المبلغ على حسابه .

فاتورة شراء خدمات
يمكننا فى برنامج الافضل عمل فاتورة شراء خدمات وذلك فى حالة خدمات صيانة الاجهزة والمعدات والتركيبات المختلفة فهذه الانشطة تعتبر خدمات يمكن شرائها من مورد وهو مقدم الخدمة ولها قيمة يمكن تسجيلها فيما يعرف بفاتورة شراء خدمات وتكون مفيدة فى حالات خدمات الانترنت وصيانة انظمة التحكم والتى يتم تسجيلها بشكل دورى بالبرنامج.

ولتسجيل فواتير الشراء نختر فاتورة شراء خدمات من قائمة المشتريات ستظهر لنا شاشة فاتورة شراء الخدمات كما بالشكل التالى : pic5

pic5

ويتم التعامل معها كما هو الحال فى فاتورة شراء اصناف ولكن عليك بكتابة سعر شراء الخدمة فى خانة سعر الشراء وتحديد الكمية ثم الضغط على اضافة بالاضافة الى تحديد باقى بيانات الفاتورة ثم نضغط على حفظ لطباعتها .

مرتجع شراء خدمات
يمكن عمل مرتجع شراء لفاتورة شراء خدمات بنفس الطريقة التى يتم التعامل بها مع مرتجع شراء الاصناف .

pic5

pic5